05.03.2012

Відомості про архів

Архівний відділ Савранської районної державної адміністрації

Одеської області.

Адреса: вул. Соборна, 9  смт. Саврань Савранський район  Одеська область,  66200  .

Приміщення архівного відділу розташовано на третьому поверсі адмінбудівлі Савранської районної державної адміністрації.       

Тел. ( 04865) 3 23 50, факс. ( 04865)  3-13-52

 

Е- mail  arhivsavran@ukr.net 

РОЗПОРЯДОК РОБОТИ

 

8.00-17.15    понеділок-четвер

       -16.15    п’ятниця

 

13.00-14.00   обідня перерва

 

 

ЧАС  ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН

 

8.00 -13.00  вівторкок, четвер

 

 

Кожний останній день місяця санітарний

 

            ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Савранської    районної державної адміністрації 

від 1 червня 2018 р. № 193/А-2018

 

Положення про архівний відділ

Савранської районної державної адміністрації Одеської області

 

 

1. Загальні положення.

 

1.1. Архівний відділ Савранської районної державної адміністрації ( далі - відділ) є структурним підрозділом  Савранської районної державної адміністрації Одеської області, утворюється головою районної державної адміністрації,  входить до її складу і в межах району забезпечує виконання покладених на відділ завдань.

 

1.2. Відділ підпорядкований  голові районної держадміністрації, а також підзвітний і підконтрольний Державному архіву  Одеської області. 

 

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та  законами України,  актами Президента України,  Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Державної  архівної служби України, розпорядженнями голови Одеської обласної та Савранської районної державних адміністрацій, рішеннями  Савранської районної ради, наказами директора Державного архіву Одеської області, наказами керівника апарата Савранської  районної державної адміністрації, а також цим Положенням.

 

2. Основні завдання.

 

      Основним завданням відділу є:

 

реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

 

координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами приватного права ( приватні архіви),  у питаннях архівної справи і діловодства;

 

внесення до  Національного архівного фонду архівних документів , що мають місцеве значення , ведення їх обліку, зберігання та використання   відомостей, що в них містяться;

 

здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

 

забезпечення у межах своїх повноважень захисту прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

 

3. Функції.

 

       Відділ відповідно до визначених повноважень:

1) складає і за погодженням з Державним архівом Одеської області подає для затвердження в установленому порядку проектів державних цільових програм,  планів розвитку архівної справи в районі та забезпечує їх виконання;

 

2) бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного  і культурного розвитку району;

 

3) вносить пропозиції щодо проекту районного бюджету;

 

4) розробляє проекти розпоряджень голови районної державної адміністрації, у визначених законом випадках – проекти нормативно-правових актів з питань  розвитку архівної справи;

 

5) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;

 

6) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

 

7)  розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

 

8) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

 

9) постійно інформує населення про  стан здійснення визначених законом повноважень;

 

10) забезпечує зберігання, облік і охорону:

 документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діяли ( діють) на території району;

 

 документів особового походження;

 

 друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються  для довідково-інформаційної роботи;

 

 облікових документів і довідкового апарату до них;

 

11) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів  до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання  і форми власності на них;

 

12) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

 

13) інформує Державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

 

14) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб – джерел комплектування  Національного архівного фонду  та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу, на підставі затверджених списків;

 

15) подає на затвердження Державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

 

16) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства  державних органів, органів місцевого самоврядування , підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд  та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надає зазначеним підрозділам  і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

 

17) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого  тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин  юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать  до Національного архівного фонду;

 

18) веде зведений облік архівних документів , що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування , підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи Державному архіву області;

 

19) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам, організаціям  з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;

 

20) передає Державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

 

21) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

 

22) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

 

23) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб, переглядає в установленому порядку  рішення про обмеження доступу до документів , забезпечує  у разі  виявлення  в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

 

24) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

 

25) бере участь у підготовленні проектів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах своїх повноважень;

 

26) розглядає в установленому порядку звернення громадян;

 

27) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад;

 

28) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

 

29) інформує населення про стан здійснення  визначених законом повноважень;

 

30) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

 

31) забезпечує у межах своїх повноважень дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки;

 

32) забезпечує захист персональних даних;

 

33) здійснює інші, передбачені законодавством повноваження.

 

                                                                  4. Права.

 

      Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені,  має право:

1) одержувати в установленому законодавством  порядку від інших структурних підрозділів місцевої держадміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань; 

 

2) залучати для виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів  районної держадміністрації, підприємств, установ та організацій ( за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань ( за згодою);

 

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи відділу  у веденні архівної справи та діловодства;

 

4) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

 

5) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

 

6) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів  і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування , підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архіві з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

 

7) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

 

8) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

 

9) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду  та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

 

10) установлювати ціни на роботи і послуги, що виконуються державним архівом;

 

11) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів , за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 

12) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари  та конференції  з питань організації ведення діловодства та архівної справи.

 

5. Взаємодія з іншими суб’єктами.

 

       Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної держадміністрації, органами місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

 

6. Керівництво.

      6.1.  Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і  звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу за погодженням  з директором Державного архіву області.

 

 6.2.  Начальник відділу:

1) здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності , сприяє створенню належних умов праці у відділі;

 

2) подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про відділ;

 

3)  затверджує посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

 

4) планує роботу відділу , вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

 

5) вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу;

 

6) звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених  на відділ завдань та затверджених планів роботи;

 

7) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу та розробляє проекти відповідних розпоряджень;

 

8) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

 

9) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

 

10) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисціпліни;

 

11) має право підпису на вихідних листах з питань доступу до архівної інформації (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи») на бланку Савранської районної державної адміністрації;

 

12) для засвідчення архівних документів, що посвідчують оригінали документів з архівних фондів, підпис посадової особи ( начальника архівного відділу) скріплюється гербовою печаткою Савранської районної державної адміністрації ;

 

13) здійснює інші повноваження, визначені законом.

 

      6.3.  Для проведення експертизи цінності документів відділ  утворює  експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 р. № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів».

Склад експертної комісії  і положення про неї  затверджує  голова  районної державної адміністрації.

 

     6.4. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників  відділу  визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

 

      6.5. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозиціями начальника відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228.

 

      6.6. Відділ  не є юридичною особою публічного права,  має печатку із своїм найменуванням, власний бланк.

________________________________